Las tres obligaciones de un vistazo
La reforma de la facturación electrónica no es una obligación única, sino un conjunto de tres obligaciones que responden a situaciones diferentes. Confundirlas es la primera fuente de confusión. Aclaremos.
- La recepción (e-invoicing entrante). Recibir en formato electrónico estructurado las facturas de sus proveedores sujetos al IVA en Francia. Es la obligación que concierne a todos primero.
- La emisión (e-invoicing saliente). Emitir en formato electrónico estructurado sus facturas hacia clientes profesionales sujetos al IVA en Francia, pasando por el circuito oficial.
- La declaración (e-reporting). Transmitir a la administración los datos de las transacciones que no corresponden a la facturación entre empresas francesas: ventas a particulares (B2C), operaciones internacionales y datos de pago.
Una regla simple para orientarse: si su cliente es una empresa francesa sujeta al IVA, está en el e-invoicing (emisión). Si se trata de un particular o de un cliente extranjero, está en el e-reporting. Y para sus compras a proveedores franceses, está en la recepción.
Estas tres obligaciones comparten un objetivo común: dar a la administración una visión más fina de los flujos, en particular para luchar contra el fraude del IVA. Para la empresa, el verdadero reto es tratar las tres sin multiplicar las herramientas ni las reintroducciones. Ahí es donde una solución compatible que cubre todo el perímetro marca la diferencia.
Guía simple: cliente empresa francesa sujeta al IVA = emisión. Particular o cliente extranjero = e-reporting. Compra a proveedor francés = recepción.
Recibir sus facturas de proveedores
La recepción es la obligación más inmediata, porque concierne a todas las empresas sujetas al IVA, sea cual sea su tamaño, desde el 1 de septiembre de 2026 según los textos en vigor. Concretamente, ¿cómo funciona?
Sus proveedores emiten ahora sus facturas por el circuito oficial. La factura llega en formato estructurado (Factur-X, UBL o CII) y se deposita directamente en su solución, sin pasar por un archivo adjunto de email que descargar manualmente. Consulta una factura recibida como consultaría un documento en su software, con sus datos ya legibles: proveedor, importe, IVA, vencimiento.
La verdadera ganancia está en la cadena contable. En CassKai, una factura de proveedor recibida puede transformarse en una compra y generar un asiento en borrador, listo para verificar y luego validar. Pasa de una introducción completa a un simple control. Esto reduce el tiempo de tratamiento y el riesgo de error de copia.
¿Y si mi proveedor usa otra plataforma? No es un problema. El circuito oficial garantiza la interoperabilidad entre operadores: su solución y la de su proveedor pueden ser diferentes, la factura circula igualmente. No tiene que preocuparse por la elección técnica de sus socios. Cada uno se conecta a una plataforma autorizada, y el directorio central permite el enrutamiento.
Punto de atención: para recibir correctamente, sus datos de identificación deben estar actualizados (número de IVA intracomunitario, identificador de establecimiento). Fiabilizar esta información antes evita errores de enrutamiento el día en que el volumen aumente.
Emitir sus facturas de clientes
La emisión sigue una lógica cercana a lo que ya conoce, con una capa de conformidad adicional. Estos son los pasos, tal como se desarrollan en una solución compatible como CassKai.
1. Crea la factura. Desde su módulo de facturación, introduce su cliente, sus líneas, su IVA. Nada cambia en su forma de trabajar a diario.
2. La factura se genera en el formato correcto. En lugar de un simple PDF, CassKai produce la factura en el formato estructurado esperado (Factur-X, UBL o CII), con los datos legibles por los sistemas informáticos del destinatario.
3. La conformidad se controla. La factura se verifica según las reglas de la norma EN 16931 antes del envío. Las eventuales anomalías se señalan para corregirlas antes de la transmisión, lo que limita los rechazos.
4. La factura se transmite mediante la plataforma autorizada. Toma el circuito oficial hasta la solución de su cliente, sea cual sea el operador de este último. Ya no envía la factura por email: circula por la red regulada.
5. Sigue su estado. Una vez emitida, la factura no es un documento fijo. Lleva estados de ciclo de vida que le informan sobre su recorrido: depositada, recibida por el destinatario, eventualmente rechazada, cobrada. Detallamos estos estados en la sección siguiente.
El punto importante para un directivo: esta mecánica se desarrolla sin esfuerzo adicional de su parte. Factura como antes, la conformidad y el enrutamiento se gestionan en segundo plano.
El ciclo de vida de una factura electrónica
Es una de las novedades más estructurantes de la reforma: la factura electrónica ya no es un simple documento enviado y olvidado. Lleva estados de ciclo de vida que trazan su recorrido, desde la emisión hasta el pago. Comprender estos estados ayuda a pilotar mejor la relación con el cliente y la tesorería.
Se distinguen generalmente estados obligatorios, que el circuito impone, y estados recomendados, dejados al criterio de las partes. Sin entrar en una lista regulatoria exhaustiva, estos son los hitos más útiles que conviene conocer.
- Depositada / emitida: la factura ha entrado en el circuito oficial.
- Recibida: la solución del destinatario ha recibido correctamente la factura.
- Puesta a disposición: la factura es accesible al cliente en su herramienta.
- Aprobada o rechazada: el cliente indica si acepta la factura o la impugna. Un rechazo documentado vale más que un silencio: le permite corregir y reenviar rápidamente.
- Cobrada: el pago ha sido constatado. Esta información alimenta también el e-reporting de los datos de pago para las prestaciones de servicios.
Para un directivo orientado a la tesorería, estos estados son una mina de información. Saber con precisión que una factura fue recibida y puesta a disposición elimina el argumento del «nunca la recibí». Seguir el estado de cobro permite anticipar los recordatorios y fiabilizar sus previsiones de tesorería.
En CassKai, estos estados aparecen a nivel de la factura, lo que le da una lectura clara del estado real de sus cuentas por cobrar, sin tener que cruzar varias fuentes.
Los estados de ciclo de vida convierten la factura en fuente de pilotaje: saber que una factura está recibida, aprobada o cobrada fiabiliza sus recordatorios y sus previsiones de tesorería.
Declarar: el e-reporting B2C e internacional
La tercera obligación, el e-reporting, es a menudo la menos comprendida, porque no produce una factura electrónica propiamente dicha. Consiste en transmitir a la administración datos de transacciones que salen del ámbito de la facturación entre empresas francesas.
¿Qué transacciones?
- Las ventas a particulares (B2C): comercio minorista, restauración, servicios a particulares. No factura electrónicamente a un particular por el circuito, pero transmite datos agregados de estas ventas.
- Las operaciones internacionales: ventas y compras con empresas situadas fuera de Francia (intracomunitario y exportación). Estos flujos no pasan por el circuito de e-invoicing doméstico, pero sus datos deben remontarse.
- Los datos de pago: para las prestaciones de servicios, la fecha y el importe del pago efectivo completan la visión de la administración.
¿Con qué frecuencia? La periodicidad de transmisión depende en principio de su régimen de IVA. Las empresas en régimen real normal transmiten con más frecuencia que las de régimen simplificado. Las modalidades precisas dependen de los textos en vigor, que conviene verificar según su situación.
El interés de una solución compatible que cubre el e-reporting es evitar una declaración manual adicional. CassKai recopila los datos concernidos a partir de su actividad (ventas B2C, operaciones internacionales, cobros) y los prepara según el ritmo regulatorio, sin doble introducción. El e-reporting deja entonces de ser una tarea aparte para convertirse en una prolongación natural de su facturación.
Hacer las tres con CassKai
La fuerza de una solución compatible bien diseñada es reunir las tres obligaciones en un flujo único, respaldado por su contabilidad. Así articula CassKai el conjunto.
Una sola interfaz. Recepción, emisión y e-reporting se pilotan desde CassKai, sin hacer malabares entre varios portales. Sus facturas entrantes y salientes, sus estados de ciclo de vida y sus datos de e-reporting conviven con sus asientos.
Una conexión gestionada en el backend. El enlace con el circuito oficial pasa por una plataforma autorizada por la DGFiP, integrada en segundo plano. No tiene contrato separado que suscribir ni API que configurar: es el principio mismo del estatus de solución compatible.
Una continuidad contable. Una factura recibida se convierte en una compra y un asiento en borrador. Una factura emitida y cobrada actualiza su seguimiento de tesorería. La facturación electrónica no es una capa aislada: alimenta su pilotaje financiero.
Una conformidad mantenida al día. Formatos estructurados conformes a la norma EN 16931, controles antes del envío, archivado con valor probatorio durante el plazo legal aplicable: estos elementos se gestionan por usted, sujeto a las condiciones precisadas en su suscripción.
Un perímetro que va más allá de Francia. Si su actividad se extiende a África del Oeste o a otras zonas, CassKai gestiona diferentes dispositivos de facturación electrónica según los países. Conserva una misma lógica de trabajo de un mercado a otro.
La reforma exige recibir, emitir y declarar. El objetivo de CassKai es que estos tres gestos se vuelvan tan simples como una facturación ordinaria, sin dejar de ser conformes. Para verificar los casos particulares propios de su empresa, se recomienda recurrir a las fuentes oficiales o a su experto contable.